La Gestione Elettronica Documentale ( GED ) è il servizio dedicato alle aziende per la dematerializzazione dei documenti cartacei e per l’applicazione del processo di archiviazione elettronica. L’evoluzione dei sistemi informatici permette l’applicazione di strumenti hardware e software che consentono un’efficace organizzazione dei servizi di gestione degli archivi documentali. Un progetto mirato su ogni realtà aziendale garantisce il conseguimento della corretta gestione dell’archivio documentale con l’obiettivo della sicurezza, efficienza operativa, ottimizzazione degli spazi, tempi di ricerca, condivisione dell’informazione.
(Fase 1) Analisi archivio e progetto di digitalizzazione. Verifica condizioni archivio cartaceo e definizione condizioni logistiche di trasferimento documenti.
(Fase 2) Preparazione e normalizzazione dei documenti da scansionare con analisi specifica di formato, qualità e caratteristiche del supporto cartaceo.
(Fase 3) Scansione dei documenti di qualsiasi dimensione, formato o qualità del cartaceo. Ricomposizione archivio cartaceo originale.
(Fase 4) Procedura di backup e indicizzazione dei documenti con creazione dei metadati concordati con il cliente. Eventuale riconoscimento ottico del testo con sistema OCR. Creazione database su software di archiviazione, trasferimento file su DVD o HDD oppure direttamente via web sul server del cliente.Trasferimento documenti cartacei negli archivi originari o classificazione e stoccaggio in centro di conservazione con eventuale programma di smaltimento come da normativa vigente
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